Project management

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Analisi preliminare e di fattibilità

In seguito al primo contatto con il potenziale cliente, ogni attività proposta viene vagliata ed analizzata insieme al cliente dal responsabile di direzione previsto.

In base ad una linea guida generale si cerca, in prima analisi, di far emergere le "key characteristics" del progetto al fine di identificare i punti sui quali è necessario dedicare maggiore energia oppure dove è richiesta una analisi preliminare di possibili alternative.

Completata questa prima fase, alla quale può prendere parte anche il progettista designato, si passa alla realizzazione di un preventivo che deve dare al cliente l'idea di investimento previsto.

Nel preventivo saranno specificati i tempi realizzativi, le scadenze, il software utilizzato (se non espressamente richiesto dal cliente) oltre al costo proposto.

Ad accettazione del preventivo, il responsabile "aprirà" una commessa interna nella quale verranno salvate tutte le informazioni, esempi, indicazioni, provenienti dal cliente.

 

 

Progettazione: la fase fondamentale di ogni progetto

Non ci può essere progettazione senza una commessa da cui partire e da cui estrarre tutte le caratteristiche e le nozioni necessarie per svolgere il lavoro. 

Una buona base di informazioni in partenza è fondamentale per la vita del progetto.

Obbligo del progettista è chiedere le informazioni che ritiene fondamentali, conveniente per il cliente è fornirle.

Utile è dividere l'attività in fasi:

 

    • Plan: il progetto ha inizio solo dopo che la fase preliminare è giunta a conclusione. D'accordo con il cliente, il progettista inizia dall'attività di studio globale al fine di approfondire i punti critici usciti nella fase preliminare.

 

    • Do: il progetto, a livello di studio, prende forma a mano a mano che il progettista realizza le soluzioni che risolvono i punti critici precedentemente identificatati. Nel caso di progetti corposi o urgenti, il progettista di riferimento può essere affiancato da colleghi che lo supportano portando avanti in parallelo altri punti del progetto. Al termine dell'attività di studio si passa alla eventuale codifica (su base del cliente), alla realizzazione dei sottogruppi pallinati e dei particolari per la produzione.

 

    • Check: nella fase iniziale è costante il confronto tra il progettista e il responsabile, al fine di non trascurare aspetti del progetto. Fondamentale è altresì il contatto con il cliente, cui spettano alcune delle possibili scelte decisive che si incontrano durante lo svolgimento dell’attività.

 

    • Act: capita frequentemente che gli aspetti critici di un progetto siano interconnessi tra di loro. In tal caso decisioni precise da un lato possono comportare scelte peggiorative dall’altro. è importante valutare integralmente il progetto per cercare sempre la soluzione globalmente migliore. Può quindi presentarsi la necessità di fare passi indietro quando si mostra la necessità di cambiare approccio.

 

Team dedicato per sapere sempre a chi rivolgersi

Ogni progetto, oltre al responsabile sempre presente nella supervisione del progetto, ha un progettista principale che si dedica completamente al progetto.

 In funzione della dimensione del progetto e dell’urgenza dell’attività, il primo progettista può essere affiancato da altri colleghi in maniera temporanea o continuativa in funzione delle necessità.

Il cliente può sempre interfacciarsi con il responsabile e con i progettisti incaricati anche utilizzando programmi di condivisione del desktop.

Grazie alla potente infrastruttura di telecomunicazione, tramite VPN è possibile collegarsi direttamente al database del cliente per accelerare le procedure di codifica ed inserimento degli elaborati.

Quando necessario per agevolare lo svolgimento del lavoro, il progettista può recarsi presso la sede del cliente temporaneamente.

 

 

Rispetto dei tempi: segreto di successo

La gestione dell’attività è finalizzata alla consegna degli elaborati grafici secondo la richiesta del cliente.

Può capitare che durante lo svolgimento del progetto vengano evidenziati problemi imprevisti, che implicano un maggior impegno di tempo rispetto alle previsioni.

Compito del responsabile è comunicare tempestivamente al cliente evidenti differenze rispetto al preventivato ed agire aumentando le risorse per mantenere il rispetto delle date di consegna.